現代のビジネスにおいて、情報管理やタスク管理が重要であり、これらの業務を効率化するためのツールが求められています。製造業においても情報の整理、ワークフローの改善、その他業務効率化が求められています。そこで今回は、オールインワン型情報管理ツールであるNotionを製造業向けに活用する方法についてご紹介します。この記事を読むことで、Notionを実際の製造業の現場でいかに活用できるか、具体的な活用例を知ることができます。
1. Notionとは？
Notion（ノーション）は、Notion Labs Inc.という米国の企業によって開発され、オールインワン型の情報管理ツールです。このツールを使用することで、メモ、タスク管理、Wiki、データベースなど、さまざまな機能を1つの場所で利用することができます。
Notionは非常に柔軟であり、個人やチームのニーズに合わせてカスタマイズすることができます。ドキュメントやテーブルの作成だけでなく、それらを自由に編集することも可能です。
タスク管理においてもNotionは非常に効率的です。ページを作成し、ダッシュボード、カレンダー、テーブルなどのビューでタスクを管理することができます。これにより、自分自身や他の人のタスクを簡単に把握することができます。
Notionは日報や日記の作成にも適しており、新入社員の日報管理や他の目的にも利用できます。また、個人でもチームでも利用できるため、自分自身のタスク管理や情報整理にも活用できます。
さらに、Notionは他のツールとの連携も可能です。これにより、既存のツールと組み合わせて効果的に活用することができます。
Notionは直感的で使いやすい情報管理ツールであり、柔軟性を持っています。日本でもNotionは人気が急上昇しており、多くの企業や個人が利用しています。Notionは複数のツールを1つにまとめたオールインワンのワークスペースとして活用することができます。Notionの活用方法を学んでみましょう。
2. 製造業向けのNotion活用方法
製造業においても、Notionは効果的なツールとして活用することができます。以下では、製造業向けにNotionを活用する方法をいくつか紹介します。
2.1. ウェブサイト作成の簡素化
Notionを使用して自社のウェブサイトを簡単に作成することができます。独自ドメイン機能を利用して、企業の情報を掲載することができます。
- Notionのブロック機能を活用してページを作成
- 自社の情報や製品情報などを掲載
2.2. 必要な情報へのアクセスの簡素化
製造業ではさまざまな情報にアクセスする必要があります。Notionのワークスペースを使って必要な情報に簡単にアクセスできます。
- 生産計画や製品のスケジュールなど、日常的に利用する情報をまとめて表示
- ポータル化することでスムーズに情報にアクセス
2.3. 議事録作成の効率化
Notionを活用することで、会議や打ち合わせの議事録を効率的に作成できます。
- Notionのテンプレート機能を利用して会議の議事録を作成
- 過去の議事録も簡単にアクセス可能
2.4. ナレッジ共有の促進
Notionの「Linked Database」機能を活用して、関連する情報を管理することで情報の共有を促進できます。
- 製品の仕様書や製造工程など関連情報をリンクさせて管理
- 情報を統一的に管理することで共有がスムーズになる
2.5. 採用計画の可視化
Notionを活用することで、自社の採用計画を可視化し、効率的な採用活動ができます。
- 候補者の情報や面接結果などをNotion上で管理
- 採用フローを整理し、採用プロセスをスムーズ化
以上が、製造業向けにNotionを活用する方法です。Notionの機能を活用することで、製造業における業務効率化や情報共有の向上を実現できます。
2.1. 独自ドメインを設定！コーポレートサイトを自作
Notionを使用することで、ユーザーは独自のドメインを設定し、独自のコーポレートサイトを作成することができます。これは、Appify Technologies社が提供するNotionの機能を活用する上で非常に重要なポイントです。
以下では、Notionのデフォルト機能を活用してコーポレートサイトを作成する方法や、静的ページをホスティングして表示速度を高める方法、独自ドメインを設定することで得られるブランディング効果について説明します。
2.1.1. Notionのデフォルト機能を活用したコーポレートサイトの作成
Notionは階層化や編集機能など、多彩な機能を備えており、これらをうまく活用することで、サービスやブログ、チームなどの情報にアクセスすることができるコーポレートサイトを作成することができます。
- 階層化機能: Notionのページやブロックの階層構造を活用することで、情報を整理しやすくなります。例えば、メインページから各サービスの詳細ページへと遷移することができます。
- 編集機能: Notionの編集機能を使用することで、コーポレートサイトのデザインやコンテンツを自由にカスタマイズすることができます。また、チームメンバーとの共同編集も可能です。
2.1.2. 静的ページをホスティングして表示速度を高める
Notionの静的ページをホスティングするプロダクトを使用することで、表示速度を高めることができます。これは、ユーザー体験を向上させる上で非常に重要です。
- ホスティングプロダクト: Notionページを静的なHTMLファイルとしてエクスポートし、外部のホスティングサービスで公開することができます。これにより、表示速度が向上し、ユーザーはより快適にコーポレートサイトを閲覧することができます。
2.1.3. 独自ドメインでブランディング効果を高める
独自ドメインを設定することで、企業のブランディング効果を高めることもできます。コーポレートロゴやOKRなどの重要な要素を独自ドメインに配置することで、メンバーがいつでもこれらの情報にアクセスできるようにすることができます。
- ブランディング効果: 独自ドメインを使用することで、コーポレートサイトのURLが企業名やワードに関連しているため、信頼性が向上し、ブランディング効果が高まります。また、独自ドメインでの情報アクセスもシンプルで簡単です。
以上のように、Notionを活用することで、ユーザーは手間をかけずに独自のコーポレートサイトを作成することができます。独自ドメインの設定やデザインのカスタマイズを行いながら、ユーザーにとって使いやすいサイトを作り上げることができます。
2.2. ワークスペースの「ポータル化」で必要な情報にアクセス
Notionのワークスペースを「ポータル」として活用することで、製造業において必要な情報に簡単にアクセスすることができます。以下では、その方法と具体的な活用例について紹介します。
カテゴリごとにページを整理する
ワークスペース内のページを作成する際には、情報のカテゴリごとに整理しましょう。例えば、「生産管理」「品質管理」「製品開発」などのカテゴリを作成し、それぞれのカテゴリに関連する情報をまとめます。これにより、必要な情報にスムーズにアクセスすることができます。
ページ内に目次を作成する
各カテゴリのページ内には、そのカテゴリに関連する情報の目次を作成しましょう。目次は、ページ内のセクションをリスト形式で表示し、クリックすることで該当のセクションにジャンプすることができます。これにより、必要な情報を素早く見つけることができます。
タグを活用する
Notionではタグを活用することで、特定の情報を簡単に絞り込むことができます。例えば、「製品開発」カテゴリのページ内には、「プロジェクトA」「プロジェクトB」といったタグを付けておくことで、それぞれのプロジェクトに関連する情報を一括して表示することができます。
検索機能を活用する
Notionには強力な検索機能が備わっており、キーワードを入力することで関連する情報を素早く検索することができます。特定の情報を探す際には、検索機能を積極的に活用しましょう。
リンクを作成する
必要な情報が他のページやデータベースに存在する場合は、リンクを作成しておくことで素早くアクセスすることができます。リンクを作成する際には、リンクのテキストがわかりやすいようにすることや、リンク先が更新された場合にも容易に辿り着けるようにすることが重要です。
Notionのワークスペースを「ポータル化」することで、製造業において必要な情報に簡単にアクセスすることができます。効果的なワークスペース設計と活用方法を工夫し、製造業の業務効率化を図りましょう。
2.3. テンプレを使った議事録作成の効率化から、振り返りまで
議事録作成は、多くの企業やチームで時間と手間を要する作業ですが、Notionを活用することで効率化することができます。
テンプレートとデータベースの活用
Notionでは、テンプレート機能やデータベース機能を利用することができます。VACAN社では、AIとIoTの活用により混雑情報の配信サービスを展開しており、このテクノロジーを使って議事録作成を効率化しています。
- 特定のルールを設定してテンプレート用の議事録を作成します。例えば、「2021〇〇_▲▲MTG議事録」という形式で日付とミーティングの名称を入れることがルールとなっています。
検索性の向上とデータの整理
テンプレートを使うことで、Notion内の情報の検索性が向上します。日付のプロパティを設定せずに、名前でソートするだけで日付順に並び替えることが可能です。
- VACAN社では、ミーティングの種類ごとにデータベースを分けることで、タグ付けなどの手間を減らしています。
すべての議事録の統合
VACAN社では、すべての議事録を一つのページ内で完結させるように設計しています。例えば、振り返り用のミーティング議事録では、テンプレートにボードを埋め込むことで参加者がツールを行き来せずにKPTを実施できるようにしています。
効率化と会議の質の向上
テンプレートを活用することで、議事録作成に必要な要素を洗い出すことや事前準備の意識づけができます。これにより、効率化だけでなく会議の質も向上する副次的な効果があります。
Notionのテンプレートは簡単に作成することができますので、ぜひ活用してみてください。
まとめ
Notionは製造業においても、効果的なツールとして活用することができます。独自ドメインを設定して自社のコーポレートサイトを作成したり、ワークスペースをポータル化して必要な情報に簡単にアクセスしたり、テンプレートを使って議事録作成を効率化したりすることが可能です。
Notionの柔軟性を活かして、製造業の業務効率化や情報共有の向上を実現しましょう。是非、Notionの活用方法を学んでみてください。
